Chỉ Số Hiệu Suất Chính (KPIs) Trong Quản Lý Dự Án
Học cách theo dõi và cải thiện hiệu quả quản lý dự án thông qua KPIs. Sử dụng các chỉ số hiệu suất để chứng minh giá trị của dự án đối với các bên liên quan.
Các Chủ Đề Chính Của Bài Viết:
- “Dự án” và “Sáng kiến” – Sự khác biệt là gì?
- Quản lý dự án: Tại sao cần đo lường, và ai là các bên liên quan?
- KPIs cho quản lý dự án: Phạm vi (Scope), Chi phí (Cost), Thời gian (Time), Rủi ro (Risk), Chất lượng (Quality), Tài nguyên (Resources).
- Dự án so với Sáng kiến: Vị trí của Dự án trong Lập kế hoạch Chiến lược.
Vai Trò Của Dự Án Trong Lập Kế Hoạch Chiến Lược
Trước đây, chúng ta đã thảo luận về các mức độ trừu tượng khác nhau trong lập kế hoạch chiến lược. Quy trình lập kế hoạch chiến lược thường bao gồm năm bước chính: từ việc định nghĩa thuộc tính chiến lược (giá trị cốt lõi, tầm nhìn, sứ mệnh) đến mô tả chiến lược với mục tiêu kinh doanh, KPIs và sáng kiến, cuối cùng là phân tầng và thực thi.
Chúng ta bắt đầu từ mức cao nhất (sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi), chuyển sang mức ưu tiên chiến lược, mục tiêu kinh doanh, chỉ số hiệu suất, và cuối cùng đến mức hành động. Trong lập kế hoạch chiến lược, các mục hành động thường được gọi là “sáng kiến”. Tại sao không gọi chúng là “dự án”?
Sự Khác Biệt Giữa Sáng Kiến Và Dự Án
Theo từ điển, sáng kiến nhấn mạnh tính mới mẻ hoặc khó khăn của hoạt động. Ngược lại, dự án được giải thích là phương pháp được lập kế hoạch trước hoặc công việc có kế hoạch với hạn chót. Hãy sử dụng ẩn dụ về một chuyến đi để minh họa sự khác biệt:
- Khi một gia đình lập kế hoạch chuyến đi ô tô đầu tiên từ Paris đến Barcelona, điều này giống như một sáng kiến. Các chi tiết đường đi chưa rõ ràng, phí đường ước lượng thô, việc tìm nhà hàng dọc đường phụ thuộc vào may rủi.
- Bây giờ, hãy tưởng tượng một tài xế xe tải đi cùng lộ trình đó thường xuyên. Thời gian, phí đường, chi phí nhiên liệu và chỗ ở được tính toán chính xác cao. Đối với trung tâm logistics quản lý xe tải này, đây chỉ là một dự án nhỏ.
Các thuộc tính của dự án? Hãy xem tam giác quản lý dự án cổ điển: Ngân sách (Budget), Lịch trình (Timeline), Phạm vi (Scope). Còn sáng kiến thì sao? Nó cũng có thể có cùng các thuộc tính! Ví dụ, trong phần mềm lập kế hoạch chiến lược, một sáng kiến có thể bao gồm lịch trình, ngân sách, chỉ số liên kết, trạng thái và tài liệu đính kèm – tương tự như công cụ quản lý dự án.
Với sáng kiến, chúng ta đang “thử nghiệm” (testing the waters). Để thử nghiệm, chúng ta cần ngân sách và thời gian. Tổ chức cần gì? Sáng kiến hay dự án? Trong khi chúng ta chủ yếu thảo luận về sáng kiến trong lập kế hoạch chiến lược, những sáng kiến đó cần được thực thi theo cách nào đó. Đó là lúc cần đến dự án.
Chúng ta cần cả hai – sáng kiến và dự án!
Trong ngữ cảnh phần mềm tự động hóa, cũng có sự khác biệt. Phần mềm quản lý dự án đi kèm với biểu đồ Gantt và lập kế hoạch tài nguyên phức tạp, trong khi phần mềm thực thi chiến lược tập trung vào bản đồ chiến lược và KPIs (như BSC Designer).
Tại Sao Đo Lường Quản Lý Dự Án
Trong hệ thống KPIs, chúng ta đồng ý rằng trước khi đo lường, cần hiểu ngữ cảnh đo lường: Tại sao chúng ta muốn đo lường quản lý dự án? Dưới đây là một số lý do điển hình:
- Cải thiện hiệu quả và hiệu suất.
- Cải thiện quy trình hiện tại và hiệu suất của chúng.
- Cải thiện phong cách quản lý, giao tiếp, cơ sở hạ tầng.
- Chứng minh giá trị của dự án cho các bên liên quan.
Tất cả các câu trả lời này phù hợp với ý tưởng phân tích khoảng cách (gap analysis) áp dụng cho quản lý dự án. Ví dụ, nếu dự án không đạt mục tiêu, phân tích sẽ giúp xác định khoảng cách giữa kế hoạch và thực tế, từ đó đề xuất cải thiện.
Các Bên Liên Quan Của Quản Lý Dự Án
Một câu hỏi khác mà hệ thống KPIs gợi ý là: Ai là các bên liên quan của quản lý dự án? Danh sách chắc chắn bao gồm:
- Quản lý dự án.
- Đội ngũ làm việc trên dự án.
- Nhà tài trợ dự án.
- Khách hàng nội bộ và ngoại bộ.
- Đội ngũ tuân thủ nội bộ và cơ quan quản lý bên ngoài.
- Đội ngũ đảm bảo chất lượng.
Danh sách này giúp tập trung nỗ lực đo lường hiệu suất. Một số bên liên quan quan tâm đến KPIs đo lường thành công của dự án, trong khi những người khác quan tâm đến đo lường thành công của quản lý dự án.
KPIs Cho Quản Lý Dự Án
Bây giờ, chúng ta có danh sách các bên liên quan và biết câu trả lời chúng ta quan tâm. Hãy định nghĩa một số KPIs cho quản lý dự án. Chúng ta có thể nhóm KPIs xung quanh một trong các mô hình quản lý dự án:
- Mô hình tam giác cổ điển: Phạm vi, Chi phí, Thời gian -> Chất lượng.
- Mô hình mở rộng theo tiêu chuẩn PMBOK: Phạm vi, Chi phí, Thời gian + Rủi ro, Chất lượng, Tài nguyên.
Các động lực bao gồm Tài nguyên, Tài năng, Phạm vi, Thời gian, Rủi ro, và kết quả là Chất lượng, Chi phí.
Phạm Vi (Scope)
Khái niệm phạm vi trong quản lý dự án tập trung chủ yếu vào yêu cầu cho sản phẩm tương lai theo nhu cầu của các bên liên quan. Một tiêu chí quan trọng nhất của yêu cầu là:
- Độ rõ ràng của yêu cầu, % (Unambiguity of the requirements, %).
Làm thế nào để định lượng độ rõ ràng? Chúng ta có thể yêu cầu một số chuyên gia đọc yêu cầu và đếm các tuyên bố được đánh giá là mơ hồ. Một cách tiếp cận ít chính thức hơn nhưng hiệu quả là định lượng KPIs này bằng chỉ số phổ biến: WTF/page (số lượng câu hỏi “What the f***” trên mỗi trang).
Sự Phù Hợp Chiến Lược / Dự Án
Một điều khác cần xem xét trong ngữ cảnh yêu cầu là sự tồn tại của sự phù hợp giữa chiến lược tổ chức và các dự án của nó. Nếu chúng ta đang làm việc với dự án nội bộ, thì việc có bản đồ chiến lược tốt là cách tuyệt vời để giải thích ngữ cảnh kinh doanh (ràng buộc và ưu tiên) của dự án cho đội ngũ. Tại sao ngữ cảnh kinh doanh lại quan trọng? Hãy nghĩ về sự khác biệt giữa:
- Làm đúng việc (Doing things right), và
- Làm việc đúng (Doing the right things).
“Làm đúng việc” là tất cả những gì quản lý dự án hướng tới. Những quản lý giỏi nhất có thể làm toàn bộ dự án thật hiệu quả, nhưng liệu nó có đưa tổ chức đến gần mục tiêu mong muốn? KPIs ở đây có thể được công thức hóa là:
- Sự phù hợp chiến lược/dự án, %.
Cách tốt nhất để đạt được sự phù hợp này là bắt đầu từ chiến lược và xây dựng các sáng kiến và dự án mới xung quanh mục tiêu của nó.
Chi Phí (Cost)
Các chỉ số cho chi phí thường dễ tìm. Các KPIs cổ điển trong trường hợp này là:
- Ngân sách kế hoạch.
- Ngân sách thực tế.
- Biến thiên ngân sách – sự khác biệt giữa ngân sách kế hoạch và thực tế.
Các dẫn xuất tài chính của quản lý dự án thành công:
- Tiết kiệm chi phí.
- Tránh chi phí.
- ROI – Lợi nhuận đầu tư.
- Giá trị tạo ra tương đương đô la (earned value) – ước tính giá trị được tạo bởi dự án.
Giá Trị Kiếm Được (Earned Value)
Giá trị kiếm được có thể được tính như:
Earned Value (EV) = Tổng_Ngân_Sách * Tiến_Độ, %.
Một chỉ số khác so sánh giá trị kiếm được với ngân sách thực tế sử dụng:
Cost Variance (CV) = Earned_Value – Budget_Actual.
Giá trị CV âm có thể là dấu hiệu của tình trạng vượt ngân sách.
Thời Gian (Time)
Các chỉ số cổ điển cho quản lý dự án là:
- Thời gian chu kỳ.
- Biến thiên lịch trình, % (giờ kế hoạch so với giờ thực tế).
- Hoàn thành đúng hạn, %.
- Các mốc bị bỏ lỡ, %.
Mặc dù các chỉ số này dễ tính toán bằng phần mềm quản lý dự án, chúng ta cần cẩn thận khi diễn giải kết quả của chúng.
Thực Hiện Phân Tích Nguyên Nhân Gốc Rễ
Liệu hạn chót bị bỏ lỡ vì quản lý kém, hay vì yêu cầu thay đổi bất ngờ, hoặc phạm vi dự án cần được sửa đổi do đầu vào mới?
Biết Các Tiêu Chuẩn So Sánh Của Bạn
Điều gì có nghĩa là đội ngũ của bạn bỏ lỡ 15% mốc trong tháng này? Có phải là điều điển hình cho họ? Tỷ lệ này so sánh thế nào với tháng trước hoặc với đội ngũ khác? Dữ liệu chỉ có ý nghĩa trong ngữ cảnh nhất định, vì vậy hãy chắc chắn hiểu ngữ cảnh trước khi đưa ra kết luận.
KPIs Gây Ra Hành Vi Gì?
Hãy suy nghĩ kỹ trước khi liên kết KPIs quản lý dự án với tính toán phần thưởng. 100% hoàn thành đúng hạn nghe hay trên giấy, nhưng không nên có sự đánh đổi với chất lượng giao hàng cuối cùng. KPIs xấu là những cái khiến đội ngũ của bạn nghĩ về cách thao túng hệ thống thay vì làm sản phẩm tốt hơn.
Rủi Ro (Risk)
Trước đây, chúng ta đã thảo luận về khái niệm rủi ro và Chỉ số Rủi ro Chính (KRIs). Một ý tưởng được nêu trong bài viết đó là KRIs không khác biệt lắm so với KPIs.
Ví dụ, nếu chúng ta muốn giảm thiểu rủi ro có yêu cầu mơ hồ, chúng ta sẽ theo dõi KPIs Độ rõ ràng của yêu cầu, % (hoặc KRI, nếu bạn muốn). Nói cách khác, bất kỳ rủi ro nào với kế hoạch giảm thiểu rủi ro đều có thể được theo dõi bởi một KPIs.
Một ý tưởng quan trọng khác là bản thân quản lý rủi ro có thể được theo dõi bằng KPIs:
- Số lượng rủi ro được xác định.
- % rủi ro được xác định với kế hoạch giảm thiểu.
- Số lượng rủi ro xảy ra mà không có kế hoạch giảm thiểu.
- Rủi ro lặp lại, %.
- Chi phí quản lý rủi ro, $.
Chất Lượng (Quality)
Làm thế nào chúng ta có thể ước tính chất lượng quản lý dự án? Nó phụ thuộc vào khía cạnh chất lượng nào chúng ta quan tâm. Như đã thảo luận trong bài viết về KPIs chất lượng, chất lượng được nhận thức khác nhau bởi các bên liên quan khác nhau.
Chất Lượng Lãnh Đạo
Chúng ta có thể bắt đầu với:
- Chất lượng quản lý (xem một số ý tưởng về cách định lượng nó).
- Chất lượng lãnh đạo.
- Chất lượng giao tiếp, % (xem bài viết về độ phức tạp để có một số ý tưởng).
Chất Lượng Kết Quả
Sau đó, chúng ta có thể xem xét chất lượng của kết quả sản xuất:
- % làm lại, hoặc
- Số lượng trả hàng.
% làm lại cao có thể chỉ ra vấn đề với yêu cầu dự án, ước tính ban đầu không phù hợp, hoặc lập kế hoạch không đủ.
Các chỉ số chất lượng tổng quát hơn bao gồm:
- Sự hài lòng của khách hàng nội bộ, %.
- Sự hài lòng của khách hàng ngoại bộ, %.
Khái niệm chất lượng bao gồm chất lượng của các sản phẩm nội bộ được tạo ra từ dự án. Ví dụ, nếu bạn cần một nhà thiết kế đồ họa cho dự án, thì tài liệu cuối cùng cần được giao theo các tiêu chuẩn nội bộ nhất định, sử dụng các mẫu cụ thể và thực hành tốt nhất. KPIs trong trường hợp này là:
- Tuân thủ tiêu chuẩn nội bộ, %.
Dẫn Xuất Chất Lượng
Còn về đổi mới? Một tác dụng phụ tốt của quản lý dự án được tổ chức tốt có thể là ý tưởng cho đường ống đổi mới. Chỉ số để theo dõi là:
- Số lượng ý tưởng đổi mới đủ điều kiện được tạo ra.
Khi xem xét khía cạnh chất lượng của bất kỳ dự án nào, chúng ta cũng nên tính đến các khía cạnh bền vững. Không chỉ bền vững môi trường cổ điển mà còn các trụ cột xã hội và kinh tế. Một số KPIs cụ thể như:
- % vật liệu tái chế được sử dụng.
- An toàn nơi làm việc, %.
Tài Nguyên (Resources)
Trong ngữ cảnh quản lý dự án, KPIs khởi đầu cho tài nguyên là:
- Thời gian sản xuất hoặc Thời gian dành cho hoạt động có thể tính phí, %.
- Tài nguyên kế hoạch so với tài nguyên sử dụng.
Về cơ bản, chúng ta muốn biết liệu đội ngũ của bạn có dành nhiều thời gian hơn cho các cuộc họp nội bộ hay cho việc làm công việc của họ.
Nếu dự án của bạn liên quan đến nguồn cung phức tạp, logistics và quản lý mối quan hệ với nhiều nhà cung cấp, thì hãy kiểm tra các KPIs liên quan đến mua sắm để có thêm chỉ số.